Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Câu hỏi: Hiện nay do nhu cầu tiếp cận thị trường và khách hàng mới, công ty tôi muốn thành lập văn phòng đại diện ở trong Thành phố Hồ Chí Minh, xin Luật sư tôi biết tôi cần phải tiến hành những thủ tục gì ?

Hãng Luật TGS trả lời:

Trước khi đi vào thủ tục thành lập mở văn phòng đại diện thì chúng ta cần tìm hiểu một số thông tin liên quan như sau:

Văn phòng đại diện là gì ?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó (Theo Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp). Văn phòng đại diện có thể đặt cùng hoặc khác tỉnh với trụ sở chính của công ty.

Như vậy, về bản chất văn phòng đại diện chỉ là đơn vị đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp, vì vậy có những điều bạn cần lưu ý sau:

– Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

– Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động, không cần phải đặt cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

– Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

Các chức năng chính của văn phòng đại diện

– Thực hiện các công việc, hoạt động kinh doanh trong phạm vi pháp luật cho phép nhằm mục đích phát triển ngành nghề đã đăng ký.

– Thực hiện các hoạt động báo cáo với cơ quan chức năng địa phương.

– Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ, kết quả kinh doanh, kết quả tăng trưởng và định hướng phát triển của cơ sở hằng năm về trụ sở chính.

– Tổ chức và thực hiện hoạt động hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

– Tổ chức xây dựng, hoạt động và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị từ trụ sở chính.

– Quản lý các mặt hàng kinh doanh trên địa bàn hoạt động.

– Phối hợp tìm kiếm khách hàng, phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

– Soạn thảo những văn bản như nội quy, quy chế để phục vụ cho mọi hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt động liên quan khác của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

– Ngoài các chức năng trên, văn phòng đại diện có thể có thể thực hiện thêm các hoạt động khác nếu được trụ sở chính ủy quyền.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện năm 2023

1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

– Thông báo lập văn phòng đại diện ( theo mẫu và do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký ).

– Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị;

– Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn bản đại diện của Hội đồng quản trị;

– Bản sao thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân; Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện;

– Giấy ủy quyền kèm tờ khai thông tin người nộp hồ sơ trong trường hợp chủ doanh nghiệp không tự đi nộp hồ sơ.

2. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ mở văn phòng đại diện

Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

3. Quy trình và thời gian xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

– Nếu hồ sơ hợp lệ thì cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ;

– Nếu từ chối cấp thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, UBND cấp huyện nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

* Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ là người chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ TỪ LUẬT SƯ

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty tại TGS Law

Hãng Luật TGS cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại địa bàn Hà Nội và các tỉnh thành trên toàn quốc.

Cam kết dịch vụ:

– Hỗ trợ tư vấn mọi lúc, mọi nơi;

– Chi phí cạnh tranh, đảm bảo hợp lý và không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng;

– Thời gian nhanh chóng, có kết quả ngay chỉ 10 – 15 ngày làm việc và không phải đi lại;

– Hỗ trợ, tư vấn các thủ tục sau thành lập;

– Giao giấy tờ tận nơi cho quý khách.

Kết quả  bàn giao cho khách hàng gồm:

– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện;

– Dấu tròn của VPĐD;

– Giấy xác nhận Thông báo mẫu dấu.

Liên hệ Hotline: 024 6682 8986 để được tư vấn chi tiết hoặc gửi yêu cầu tư vấn cho chúng tôi qua emai: contact.tgslaw@gmail.com