Kinh doanh mỹ phẩm cần trình những giấy tờ khi cơ quan chức năng kiểm tra?

Câu hỏi

Sắp tới e sẽ mở shop kinh doanh mỹ phẩm. Mặt hàng là của công ty trong nước e đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Còn 1 số mặt hàng là em nhập lại từ các đại lý phân phối khác để bán lại. Vậy cho em hỏi với các mặt hàng em nhập lại để bán thì em phải chuẩn bị những giấy tờ gì để đăng kí kinh doanh hợp pháp ạ. Nếu các cơ quan chức năng kiểm tra thì em cần cung cấp những giấy tờ gì để không bị làm khó hoặc bị tịch thu sản phẩm. Nhờ luật sư giải đáp giúp em. Em xin cảm ơn ạ?

Trả lời

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Chúng tôi xin giải đáp thắc mắc của bạn như sau:

 Căn cứ pháp luật:

– Luật Doanh nghiệp 2014;

– Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;

– Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định về quản lý mỹ phẩm.

Nội dung tư vấn về kinh doanh mỹ phẩm

Trong trường hợp bạn mở cửa hàng kinh doanh mỹ phẩm thì bạn cần phải tiến hành đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Bạn có thể đăng ký dưới hình thức Hộ kinh doanh cá thể.

Theo Điều 71 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh như sau:

– Cá nhân, nhóm cá nhân hoặc người đại diện hộ gia đình gửi Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh. Nội dung Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh gồm:

+ Tên hộ kinh doanh, địa chỉ địa điểm kinh doanh; số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có);

+ Ngành, nghề kinh doanh;

+ Số vốn kinh doanh;

+ Số lao động;

+ Họ, tên, chữ ký, địa chỉ nơi cư trú, số và ngày cấp Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của các cá nhân thành lập hộ kinh doanh đối với hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập, của cá nhân đối với hộ kinh doanh do cá nhân thành lập hoặc đại diện hộ gia đình đối với trường hợp hộ kinh doanh do hộ gia đình thành lập.

Kèm theo Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh phải có bản sao hợp lệ Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của các cá nhân tham gia hộ kinh doanh hoặc người đại diện hộ gia đình và bản sao hợp lệ biên bản họp nhóm cá nhân về việc thành lập hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do một nhóm cá nhân thành lập.

– Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trao Giấy biên nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu có đủ các điều kiện sau đây:

+ Ngành, nghề kinh doanh không thuộc danh mục ngành, nghề cấm kinh doanh;

+ Tên hộ kinh doanh dự định đăng ký phù hợp quy định tại Điều 73 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

+ Nộp đủ lệ phí đăng ký theo quy định.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện phải thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản cho người thành lập hộ kinh doanh.

– Nếu sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà không nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh thi người đăng ký hộ kinh doanh có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

– Định kỳ vào tuần làm việc đầu tiên hàng tháng, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện gửi danh sách hộ kinh doanh đã đăng ký tháng trước cho cơ quan thuế cùng cấp, Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan quản lý chuyên ngành cấp tỉnh.

Bên cạnh đó, theo Điều 48 Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân sản xuất, buôn bán, nhập khẩu mỹ phẩm để lưu thông trên thị trường Việt Nam như sau:

– Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về các nội dung kê khai trong Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng sản phẩm, đảm bảo rằng sản phẩm đưa ra lưu thông đáp ứng tất cả các yêu cầu của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN và các Phụ lục kèm theo.

– Tổ chức, cá nhân đưa sản phẩm mỹ phẩm lưu hành trên thị trường có trách nhiệm theo dõi, phát hiện và thu hồi ngay mỹ phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thực hiện thông báo thu hồi của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, báo cáo về việc thu hồi mỹ phẩm gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền; giải quyết kịp thời khiếu nại của khách hàng về chất lượng mỹ phẩm, bồi thường thiệt hại cho khách hàng theo quy định của pháp luật. Đồng thời, phải hoàn trả lại tiền cho người mua hàng và các chi phí phát sinh trong quá trình bảo quản, vận chuyển, lưu thông sản phẩm.

– Trường hợp phát hiện những tác dụng phụ trầm trọng ảnh hưởng đến tính mạng người tiêu dùng do chất lượng sản phẩm mỹ phẩm, tổ chức và cá nhân đưa sản phẩm ra thị trường phải báo cáo tới Cục Quản lý dược – Bộ Y tế trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận được thông tin đầu tiên về tác dụng phụ này theo mẫu tại Phụ lục số 18-MP. Báo cáo chi tiết về tác dụng phụ trầm trọng này phải được gửi về Cục Quản lý dược – Bộ Y tế trong vòng 08 ngày tiếp theo.

– Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường phải lưu giữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) trong thời gian tối thiểu 03 năm kể từ khi lô sản xuất cuối cùng được đưa ra thị trường và xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra, thanh tra yêu cầu….

Từ các quy định trên thì khi bạn làm hồ sơ đăng ký kinh doanh thì bạn sẽ đăng ký ngành nghề bạn kinh doanh và chuẩn bị các giấy tờ trên. Còn về việc bạn nhập một số sản phẩm từ các đại lý phân phối thì khi đó chủ đại lý sẽ xuất hóa đơn sản phẩm mua bán cho bạn. Khi đó bạn sẽ có trách nhiệm phải giữ lại các hóa đơn liên quan đến thông tin sản phẩm đó. Xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra, thanh tra yêu cầu theo như quy định trên. Ngoài ra bạn còn lưu ý các vấn đề liên quan đến nhãn hàng hóa và hóa đơn chứng từ khi mua bán.

Căn cứ vào Điều 3 Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định về việc công bố mỹ phẩm như sau:

Điều 3. Quy định về việc công bố sản phẩm mỹ phẩm

1. Các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường chỉ được phép đưa mỹ phẩm ra lưu thông khi đã được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra hậu mại khi sản phẩm lưu thông trên thị trường.

2. Lệ phí công bố sản phẩm mỹ phẩm được thực hiện theo quy định hiện hành.

3. Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra lưu thông trên thị trường phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam.

4. Việc công bố tính năng của sản phẩm mỹ phẩm – mục đích sử dụng của sản phẩm phải đáp ứng hướng dẫn của ASEAN về công bố tính năng sản phẩm mỹ phẩm (Phụ lục số 03-MP).

Vậy khi bạn kinh doanh mỹ phẩm bạn phải công bố sản phẩm và được cơ quan có thẩm quyền cấp cấp sổ tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra bạn phải cung cấp những giấy tờ sau:

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh của hộ kinh doanh cá thể;

+ Sổ tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm;

+ Chứng minh thư nhân dân của chủ hộ kinh doanh;

+ Giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm: Bạn nhập khẩu hàng hoá của các cơ sở trong nước thì phải có những giấy tờ hợp pháp chứng minh bạn nhập khẩu hàng hoá của các cơ sở trong nước như hợp đồng mua bán hàng hoá;

+ Hoá đơn, chứng từ trong hoạt động nhập hàng hoá, bán hàng hoá ra thị trường;

+ Hoá đơn đóng thuế môn bài hàng năm…