Thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cần những gì?

Khi nền kinh tế mở cửa, ngày càng có nhiều doanh nghiệp muốn mở rộng đầu tư sang các quốc gia khác, tận dụng những lợi thế về tài nguyên, nguồn lao động,… để phát triển kinh doanh. Việt Nam là một thị trường tiềm năng, thu hút các nhà đầu tư trên thế giới. Các doanh nghiệp Hàn Quốc, Nhật Bản,…đầu tư kinh doanh vào Việt Nam thường thông qua hình thức mở Văn phòng đại diện. Nhưng để thành lập và hoạt động thì cần phải đáp ứng các điều kiện cũng như quy định của pháp luật Việt Nam. Với mong muốn hỗ trợ các nhà đầu tư thuận lợi và tiết kiệm thời gian khi mở văn phòng đại điện, TGS Law xin cung cấp các dịch vụ pháp lý tối ưu nhất, an toàn và tiết kiệm về thành lập văn phòng đại điện nước ngoài tại Việt Nam cho các nhà đầu tư nói chung và các nhà đầu tư nước ngoài nói riêng.

Văn phòng đại diện theo Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Theo đó, Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam là cơ sở hoặc trụ sở đại diện của doanh nghiệp đó tại quốc gia, khu vực khác ngoài vùng lãnh thổ của mình. Văn phòng đại diện có thể làm các công việc hỗ trợ cho việc kinh doanh của công ty mẹ, tránh các rủi ro phát sinh và tiết kiệm được chi phí: không phải chịu các loại thuế như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không phải lập báo cáo tài chính… tránh được các thủ tục rườm rà cho nhà đầu tư khi đầu tư mở rộng thị trường. Tuy nhiên nó chỉ được phép thực hiện các công việc tìm hiểu thị trường, quảng cáo thương hiệu, trưng bày và giới thiệu hàng hóa của mình mà không được thực hiện những công việc kinh doanh khác mang lại lợi nhuận cho chính mình. Nếu vi phạm quy định về hoạt động Văn phòng đại diện có thể bị tước giấy phép hoạt động.

1. Điều kiện cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Nhà đầu tư nước ngoài khi muốn thành lập Văn phòng đại diện ở Việt Nam phải đáp ứng những điều kiện sau:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập hợp pháp, có đầu đủ tư cách pháp nhân và có đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ đó.

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy đinh thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhât 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

– Nếu nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

– Đáp ứng điều kiện về trụ sở Văn phòng đại diện, địa điểm đặt trụ sở phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. 

2. Thẩm quyền cấp phép thành lập Văn phòng đại diện

– Sở công thương các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

– Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

3. Hồ sơ mở văn phòng đại diện

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu) do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (bản sao được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam)

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao báo cáo tài chính năm gần nhất hoặc giấy tờ xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ tài chính.

– Bản sao chứng minh thư nhân dân/Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện. ( dịch sang tiếng Việt và có công chứng)

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện:

+ Bản sao biên bản thỏa thuận thuê địa điểm 

+ Bản sao tài liệu thuyết minh địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

4. Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện

– Bước 1: Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ tại Cơ quan cấp giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện

– Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ.

– Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, nếu không cấp phép gửi văn bản nêu rõ lý do.

Đối với trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên:

– Bước 1: Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ tại Cơ quan cấp giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

– Bước 2: Trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được bộ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành.

– Bước 3: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.

– Bước 4: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. 

5. Thời hạn giấy phép

Thông thường thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài và có thể tiếp tục gia hạn.